In diesem kurzen Artikel geht es um folgende Inhalte:
- Was ist Wissensmanagement überhaupt?
- Der Business Case einer modernen Wiki-Lösung
- Die Symbiose aus Prozessen, Methoden und Tools
- Wofür kann man Wiki-Systeme sonst noch verwenden?
- Partnerschaft von generativ und Hallo Welt!
- Vorteile für oneGov.ch – Mitglieder
Wissensmanagement (im Englischen “Knowledge Management”) ist eine Methode, mit der Unternehmen beeinflussen können, wie Wissen organisiert und genutzt wird. Es ist die methodische Einflussnahme auf die Wissensbasis eines Unternehmens oder einer Verwaltung (organisatorisches Wissensmanagement) bzw. eines Individuums (Persönliches Wissensmanagement). Unter der Wissensbasis werden alle Daten und Informationen, alles Wissen und alle Fähigkeiten verstanden, die diese Organisation bzw. Person zur Lösung ihrer vielfältigen Aufgaben hat oder haben sollte. Als ein Ergebnis des heutigen wissens- und innovationsorientierten Kommunikationszeitalters wird das im Unternehmen vorhandene Wissenskapital immer mehr zum entscheidenden Produktionsfaktor. Das Wissen innerhalb eines Unternehmens wird somit als Produktionsfaktor verstanden, der neben Kapital, Arbeit und Boden tritt.
Der Business Case einer modernen Wiki-Lösung
Mal ein einfaches Rechenbeispiel in einer Organisation mit 100 Mitarbeiter:innen. Nehmen wir mal an, dass jede beteiligte Person etwa 40 Wochen pro Jahr mitarbeitet und den Rest der Zeit in den Ferien, auf Fortbildung oder aus anderen Gründen abwesend ist. Weiterhin nehmen wir mal ganz vorsichtig an, dass jeder und jede Mitarbeitende etwa 6 Minuten pro Tag, also 30 Minuten pro Woche mit der Suche nach einem Dokument, einem Verfahren oder dem Sachstand bei einem Thema beschäftigt ist. In Summe ergibt das dann 100 MA x 40 Wochen x 0,5 Stunden, also 2000 Stunden pro Jahr.
Dies bedeutet, dass in der Organisation etwa eine Vollzeitkraft nur mit Suchen beschäftigt ist.
Die echten Zahlen sind jedoch wahrscheinlich sehr viel höher. So geht McKinsey davon aus, dass es sich in Wahrheit um bis zu 5 Stunden pro Woche, also ca. 1 Stunde pro Tag handelt. Damit ist der Business Case für einen modernen Prozess und ein integriertes Tool natürlich sehr leicht zu rechnen.
Die Symbiose aus Prozessen, Methoden und Tools
Wir glauben fest daran, dass für eine produktive Kollaboration die Verfügbarkeit von situativ relevanten Informationen bedingt. Permanentes Suchen und Nachfragen bei Mitarbeitenden ist frustrierend und kostet im Endeffekt nur Zeit und Geld. Insbesondere bei räumlicher Dislozierung kann aus einer einfachen Frage eine umständliche Klärung erwachsen, die wertvolle Kapazität bindet.
Die Gründe für den Einsatz eines Wiki-Systems liegen dabei auf der Hand:
- Wiki sind eine zentrale Anlaufstelle und vermeiden „Inselwissen“ innerhalb der Organisation
- Standards für Dokumentation und Prozesse können leichter eingehalten werden
- Das Wissen der Organisation wird institutionalisiert
- Partizipative Gestaltung von Inhalten fördert die Motivation der Mitwirkenden
Kurzum lässt sich sagen, dass sich die Effektivität und Effizienz der Zusammenarbeit deutlich verbessern lässt.
BlueSpice als integriertes Managementsystem (IMS)
Für einen ersten Eindruck: https://youtu.be/YvR-GeRtZvs
Wofür kann man Wiki-Systeme sonst noch verwenden?
Der Kreativität bei der Benutzung von Wiki-Systemen sind kaum Grenzen gesetzt:
- Verwendung als Knowledge Base oder allgemein als Dokumentationsplattform
- Einsatz als integriertes Management-System
- Plattform für das Erfassen und Bearbeiten von Anforderungen
- Als Intranet-Plattform für die Organisation
- Plattform für Änderungsmanagement
- Bereitstellung von Schulungsunterlagen
- Innovationsmanagement, Umweltmanagement
- Risiko-Management
- und vieles mehr…
Partnerschaft von generativ & Hallo Welt!
Durch die Partnerschaft mit der Hallo Welt! GmbH kann die generativ GmbH nun auch eine Open-Source Wiki-Lösung anbieten. BlueSpice basiert dabei auf der Mutter aller Wikis: MediaWiki. Die Plattform wird weltweit von tausenden Organisationen genutzt und ist u. a. die Grundlage von wikipedia.org, dem wohl bekanntesten Wiki der Welt. Mit BlueSpice MediaWiki ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern den schnellen Zugriff auf aktuelles und unternehmenskritisches Wissen über eine zentrale und dynamische Knowledge Base.
Wikipedia.org
BlueSpice ist eine Open-Source-Enterprise-Software, die viele Vorteile bietet: Sie ist stabil, sicher und setzt auf State-of-the-art-Webtechnologien. Sie behalten die Kontrolle über den Quellcode und stellen sicher, dass alle Entwicklungen öffentlich verfügbar bleiben. Die Software läuft auf allen gängigen Browsern und mobilen Endgeräten und berücksichtigt die Leitlinien der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO).
Vorteile für OneGov.ch – Mitglieder
Neben einer kostenlosen Erstberatung bieten wir eine Test-Version zum Ausprobieren.
Sprechen Sie uns gern an: service@generativ.ch oder per Kontaktformular auf der Website.
Und wenn es ein wenig technischer sein darf… BlueSpice ist eine Open Source Software und das bringt insbesondere für die öffentliche Verwaltung viele Vorteile mit sich, u. a.:
- hohe Sicherheitsstandards, schnelles Schließen von Sicherheitslücken
- stabile und erprobte Technologien mit hoher Performanz
- offener Quellcode für ein Höchstmaß an Transparenz und Vertrauen
- optimale Anpassbarkeit der Software an Ihre Bedürfnisse
- keine zwanghafte Bindung an Hersteller oder IT-Dienstleister
- Kompatibilität mit anderen Softwarelösungen und IT-Systemen
- kontinuierliche Weiterentwicklung der Software durch eine engagierte Community
Für weitere Infos, Fragen und Antworten: https://bluespice.com/de/produkte/haeufig-gestellte-fragen/
Die generativ GmbH wurde im Jahr 2018 als spezialisiertes Beratungsunternehmen und Softwarehaus in in Zürich gegründet. Wir fokussieren uns auf digitale Geschäftsprozesse sowie Lösungen und Methoden rund um die Atlassian Produktpalette. Darüber hinaus unterstützen wir auch bei der Digitalisierung mit OpenSource-Lösungen wie BlueSpice und Easy Redmine. Wir bieten Prozess- und Methodenkompetenz sowie Lösungsarchitektur aus einer Hand und unterstützen Organisationen bei klassischem Projekt- und Prozessmanagement, beim Einführen agiler Prinzipien und der digitalen Transformation. Wir sind aufmerksame Zuhörer, rationale Analysten, vorausschauende Berater und erfahrene Coaches. Gemeinsam mit unseren Kunden denken und erschaffen die Arbeitswelten von morgen und ermöglichen so gelebte Prozesse sowie eine effektive und effiziente Zusammenarbeit in und um Organisationen.
BlueSpice ist eine Marke der Hallo Welt! GmbH, einem weltweit führenden Anbieter und Berater für MediaWiki-Lösungen.
Unser Unternehmen wurde gegründet, um die Technologie und die Konzepte der Wikipedia für Unternehmen nutzbar zu machen. Seit 2007 entwickeln wir deshalb auf Grundlage der Open-Source-Software MediaWiki die Wissensmanagementplattform BlueSpice. Mit unserem wachsenden Team von über 20 Mitarbeitern bieten wir Unternehmen eine Enterprise-Software für die Implementierung von integrierten Managementlösungen, Dokumentationssystemen, Organisationshandbüchern sowie einer flexiblen Knowledge Base. Durch Service- und Supportleistungen stellen wir sicher, dass ihr Wiki-Projekt professionell geplant, umgesetzt und betreut wird. Let‘s wiki together!