Die digitale Transformation der Verwaltung – Herausforderungen & Chancen

In einer zunehmend digitalisierten Welt ist auch die öffentliche Verwaltung gefordert, sich den Veränderungen anzupassen. Neue Technologien und innovative Herangehensweisen revolutionieren die Arbeitsweise und ermöglichen neue Services und Dienste. Innerhalb dieses dynamischen Kontextes steht die öffentliche Verwaltung vor einer zentralen Aufgabe: Sie muss sich den unaufhaltsamen Veränderungen anpassen und die Gelegenheiten, die die Digitalisierung bietet, nutzen, um ihre Dienstleistungen effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten.

„Eine richtige digitale Transformation verwandelt eine Raupe in einen Schmetterling. Bei einer schlecht gemachten, haben Sie nur eine richtig schnelle Raupe.“

– George Westermann

In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die Herausforderungen und Chancen im Kontext der digitalen Transformation in der öffentlichen Verwaltung.

 

Herausforderungen der Digitalen Transformation

In einer Ära, die von raschen technologischen Fortschritten geprägt ist, findet die Digitale Transformation nicht nur in den Büros der Unternehmenswelt statt, sondern durchdringt auch die Grundfeste der öffentlichen Verwaltung. Die digitale Revolution hat unsere Gesellschaft in vielfältiger Weise beeinflusst – von der Art und Weise, wie wir kommunizieren, bis hin zu unseren Erwartungen an die Interaktion mit staatlichen Institutionen. In diesem Kontext steht auch die öffentliche Verwaltung vor der anspruchsvollen Aufgabe, sich den unaufhaltsamen Veränderungen anzupassen und die Chancen der Digitalisierung zu nutzen, um ihre Dienstleistungen effektiver und nutzerfreundlicher zu gestalten.

Traditionell als Inbegriff von Bürokratie und komplexen Verwaltungsabläufen betrachtet, erfindet sich die öffentliche Verwaltung neu und eröffnet eine Welt digitaler Möglichkeiten. Die digitale Transformation umfasst nicht nur den Wechsel von papierbasierten Prozessen zu elektronischen Arbeitsabläufen, sondern auch die Integration von künstlicher Intelligenz, Datenanalyse und automatisierten Entscheidungsfindungen. Dieser Wandel hat das Potenzial, die Beziehung zwischen Bürgern und Verwaltung grundlegend zu verändern – hin zu einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit, die auf Effizienz, Transparenz und verbessertem Service basiert.

Drei der wesentlichen Herausforderungen sind dabei: 

1. Kultureller Wandel: Eine der größten Herausforderungen liegt in der Veränderung der Arbeitskultur und der Denkweise der MitarbeiterInnen. Traditionelle Abläufe und Hierarchien müssen zugunsten von agileren und kollaborativen Ansätzen überdacht werden.
2. Datensicherheit und Datenschutz: Mit der vermehrten Nutzung von digitalen Plattformen und Datenbanken steigt auch das Risiko von Datenschutzverletzungen. Die öffentliche Verwaltung muss strenge Sicherheitsmassnahmen implementieren, um sensible Daten zu schützen.
3. Bürokratische Hürden: Die Einführung neuer Technologien erfordert oft Veränderungen in bürokratischen Prozessen und Regularien. Dies kann zu Widerstand und Verzögerungen führen, wenn nicht aktiv daran gearbeitet wird, diese Hindernisse zu überwinden.

Die digitale Transformation bringt bedeutende Herausforderungen mit sich, die sorgfältig angegangen werden müssen. Ein grundlegender kultureller Wandel ist erforderlich, um starre Hierarchien aufzubrechen und Innovation zu fördern. Die Sicherheit sensibler Bürgerdaten ist essentiell, da die zunehmende Nutzung von Technologie Datenschutzrisiken birgt. Bürokratische Strukturen müssen angepasst werden, um Platz für digitale Innovation zu schaffen. Die digitale Kluft muss überwunden werden, um sicherzustellen, dass alle von den Vorteilen profitieren können. Schliesslich erfordert die Akzeptanz neuer Technologien einen offenen Dialog, um Widerstand und Ängste zu überwinden.

 

… und Chancen der Digitalen Transformation

Die Chancen der digitalen Transformation in der öffentlichen Verwaltung hingegen reichen weit über die Verbesserung von Effizienz hinaus. Sie bieten die Möglichkeit, die Interaktion zwischen Bürgern und Verwaltung zu revolutionieren und eine zukunftsorientierte, datengetriebene Governance zu etablieren. Indem die öffentliche Verwaltung diese Chancen erkennt und nutzt, kann sie eine Vorreiterrolle bei der Gestaltung einer modernen und bürgernahen Verwaltung übernehmen.

1. Effizienzsteigerung: Durch den Einsatz digitaler Tools können Arbeitsprozesse rationalisiert und beschleunigt werden. Dies führt zu einer effizienteren Nutzung der Ressourcen und ermöglicht den Mitarbeitern, sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren.
2. Bessere Bürgerdienste: Digitale Plattformen ermöglichen es der öffentlichen Verwaltung, Bürgerdienste nutzerfreundlicher und zugänglicher zu gestalten. Online-Dienste für Behördenangelegenheiten können Wartezeiten verkürzen und den Zugang zu Informationen erleichtern.
3. Datenbasierte Entscheidungsfindung: Die digitale Transformation ermöglicht es, Daten in Echtzeit zu sammeln und zu analysieren. Dadurch können fundierte Entscheidungen getroffen werden, um Prozesse kontinuierlich zu verbessern und Bedürfnisse besser zu verstehen.
4. Partizipation und Transparenz: Die digitale Transformation ermöglicht eine engere Zusammenarbeit zwischen der Verwaltung und den Bürgern. Bürgerbeteiligungsplattformen und soziale Medien bieten Möglichkeiten für offenen Dialog und Feedback. Dies fördert das Vertrauen der Bürger in die Verwaltung und trägt dazu bei, dass politische Entscheidungen auf den Bedürfnissen und Meinungen der Menschen basieren.
5. Nachhaltigkeit und Umweltschutz: Durch die Digitalisierung können papierintensive Prozesse minimiert werden, was zu einer Reduzierung des Papierverbrauchs und zur Senkung der Umweltauswirkungen führt. Außerdem ermöglicht die Überwachung von Energieverbrauch und Ressourcennutzung eine gezieltere Umsetzung von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit.

Zusammengefasst bedeutet dies: Die digitale Transformation eröffnet der öffentlichen Verwaltung eine Fülle von Chancen. Durch die Einführung von Automatisierung und Workflow-Management-Systemen kann die Effizienz gesteigert werden, wodurch Raum für Innovation und kreative Aufgaben geschaffen wird. Online-Plattformen und mobile Apps ermöglichen es den Bürgern, Behördenangelegenheiten bequem zu erledigen, was zu verkürzten Wartezeiten und einer positiveren Interaktion führt. Datenanalyse ermöglicht fundierte Entscheidungen und Trends in Bereichen wie Politikgestaltung und Ressourcenallokation. Die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Bürgern wird durch digitale Plattformen gestärkt, was zu mehr Transparenz und Partizipation führt. Zusätzlich trägt die Digitalisierung zur Nachhaltigkeit bei, indem papierintensive Prozesse reduziert und Ressourcennutzung überwacht werden können. Insgesamt eröffnen diese Chancen neue Wege für eine modernere und bürgernähere Verwaltung

 

Unsere Erfahrungen

Bei der digitalen Transformation ist es wichtig, einen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen. Organisationen sollten ihre Prozesse und Services analysieren, um herauszufinden, welche Aufgaben digitalisiert werden können, und geeignete Technologien und Tools auswählen. Es ist auch wichtig, die Auswirkungen auf die MitarbeiterInnen zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass sie ausreichend geschult und unterstützt werden. In der heutigen Ära der digitalen Transformation sind innovative Technologien von entscheidender Bedeutung, um die Arbeitsabläufe und Informationsverwaltung in der öffentlichen Verwaltung zu optimieren. Zwei solcher leistungsstarker Werkzeuge sind Jira und Confluence, die nicht nur in der Privatwirtschaft, sondern auch in der öffentlichen Verwaltung erhebliche Vorteile bieten können.

Jira als Workflow-Management Tool: Jira, ursprünglich als Softwareentwicklungs-Tool konzipiert, hat seinen Weg in eine Vielzahl von Branchen gefunden, einschließlich der öffentlichen Verwaltung. Es bietet eine robuste Plattform zur Verwaltung von Aufgaben, Projekten und Arbeitsabläufen. In der Verwaltung ermöglicht Jira die Erstellung von massgeschneiderten Workflows, die die spezifischen Prozesse und Genehmigungen innerhalb der Organisation widerspiegeln. Dies kann von der Verarbeitung von Anträgen und Beschwerden bis hin zur Koordinierung von Initiativen auf kantonaler oder nationaler Ebene reichen.

 

 

Ein grosser Vorteil von Jira liegt in seiner Flexibilität. Die Verwaltung kann die Plattform an die eigenen Anforderungen anpassen, sodass sowohl die internen als auch die externen Interaktionen nahtlos verwaltet werden können. Die Möglichkeit, den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen, Deadlines einzuhalten und Engpässe frühzeitig zu erkennen, kann die Effizienz der Verwaltung erheblich steigern. Darüber hinaus können Daten über die Verwendung von Ressourcen gesammelt werden, was fundierte Entscheidungen über Ressourcenzuweisungen ermöglicht.

Confluence als Wissensdatenbank: Die Herausforderung der Wissensverwaltung in der öffentlichen Verwaltung ist ebenso real wie wichtig. Hier kommt Confluence ins Spiel – eine Plattform, die als digitale Wissensdatenbank fungiert. Confluence ermöglicht es, Informationen, Dokumente, Best Practices und Richtlinien an einem zentralen Ort zu speichern und zu organisieren. Dies erleichtert nicht nur den Zugriff auf relevante Informationen, sondern fördert auch die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern.

 

 

In der Verwaltung kann Confluence genutzt werden, um Richtlinien und Verfahren zu dokumentieren, historische Daten und Berichte zu archivieren und Schulungsmaterialien bereitzustellen. Dies ist besonders wichtig, wenn sich Arbeitsabläufe ändern oder neue Mitarbeiter eingeführt werden. Die Plattform bietet auch Tools zur Versionierung und Freigabe von Dokumenten, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten Zugriff auf die aktuellsten und genauesten Informationen haben.

Fazit: Insgesamt bieten Jira und Confluence eine integrierte Lösung, die die öffentliche Verwaltung bei der Bewältigung der Herausforderungen der digitalen Transformation unterstützen kann. Indem sie eine effiziente Arbeitsablaufverwaltung und eine robuste Wissensdatenbank bereitstellen, ermöglichen diese Werkzeuge der Verwaltung, transparenter, agiler und effektiver zu werden, während sie gleichzeitig die Qualität der Dienstleistungen für die BürgerInnen verbessern.

 

Konkrete Vorschläge

Jede Verwaltung und jede Organisation, sowie ihre jeweiligen Anforderungen, sind einzigartig. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, Ihre spezifischen Bedürfnisse und Ziele zu berücksichtigen, um die bestmöglichen Ergebnisse bei der digitalen Transformation zu erzielen. Diese allgemeinen Empfehlungen können jedoch als wertvolle Leitlinien dienen, um den Weg zur erfolgreichen digitalen Verwaltung zu gestalten:

• Etablierung einer massgeschneiderten Digitalisierungsstrategie: Die öffentliche Verwaltung sollte eine klar definierte Digitalisierungsstrategie ausarbeiten, die auf ihre individuellen Ziele abgestimmt ist. Diese Strategie sollte klare Meilensteine, Zielsetzungen und verfügbare Ressourcen umfassen, um sicherzustellen, dass die Umsetzung koordiniert und fokussiert erfolgt.
• Investition in Schulungen und Weiterbildung: Die Mitarbeiter sind das Rückgrat jeder Verwaltung. Daher ist es essenziell, in Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten zu investieren, um sie mit den neuen Technologien und Arbeitsmethoden vertraut zu machen. Durch Schulungen können mögliche Ängste vor Veränderungen abgebaut und die Akzeptanz neuer Prozesse gefördert werden.
• Kollaboration mit der Privatwirtschaft: Die Zusammenarbeit mit der Privatwirtschaft kann eine wertvolle Ressource sein. Hierbei können bewährte Praktiken, innovative Technologien und bewährte Lösungen übernommen werden. Partnerschaften mit privaten Unternehmen können den Wissensaustausch fördern und zur Entwicklung von bahnbrechenden Lösungen führen, die das Potenzial haben, den Fortschritt der Verwaltung zu beschleunigen.

Die erfolgreiche Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert einen engagierten und strategischen Ansatz. Dies wird es der Verwaltung ermöglichen, die Chancen und Vorteile der digitalen Transformation in vollem Umfang zu nutzen. Indem sie diese Empfehlungen berücksichtigt und an ihre individuellen Gegebenheiten anpasst, kann die öffentliche Verwaltung sich zu einer moderneren, agileren und effizienteren Institution entwickeln, die besser in der Lage ist, den sich wandelnden Anforderungen der Gesellschaft gerecht zu werden.

Weitere Infos direkt bei uns via info@generativ.ch oder unter: http://www.generativ.ch.

 

---

Die generativ GmbH wurde im Jahr 2018 als spezialisiertes Beratungsunternehmen und Softwarehaus in in Zürich gegründet. Wir fokussieren uns auf digitale Geschäftsprozesse sowie Lösungen und Methoden rund um die Atlassian Produktpalette. Darüber hinaus unterstützen wir auch bei der Digitalisierung mit OpenSource-Lösungen wie BlueSpice und Easy Redmine. Wir bieten Prozess- und Methodenkompetenz sowie Lösungsarchitektur aus einer Hand und unterstützen Organisationen bei klassischem Projekt- und Prozessmanagement, beim Einführen agiler Prinzipien und der digitalen Transformation. Wir sind aufmerksame Zuhörer, rationale Analysten, vorausschauende Berater und erfahrene Coaches. Gemeinsam mit unseren Kunden denken und erschaffen die Arbeitswelten von morgen und ermöglichen so gelebte Prozesse sowie eine effektive und effiziente Zusammenarbeit in und um Organisationen. Mehr unter: www.generativ.ch.