Sowohl die öffentliche Verwaltung als auch die Wirtschaft stehen vor der Herausforderung, sich an die rasch fortschreitende digitale Transformation anzupassen. Neue Technologien und innovative Ansätze haben die Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird, grundlegend verändert. Die Einführung von Technologien birgt viele Vorteile, stellt aber auch Herausforderungen, insbesondere im Hinblick auf das Change Management und clevere Automatisierungen, dar. Es gilt, Prozesse grundsätzlich zu hinterfragen und den Fokus besonders auf die Effektivität zu legen, statt sich nur mit der Steigerung der Effizienz zu befassen.
„Wenn sie einen Scheissprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiss digitalen Prozess.“ – sagte Thorsten Dirks, damals CEO von Telefónica Deutschland, im Jahr 2015 über schlecht ausgeführte Digitalisierungsprojekte.
Insbesondere in Verwaltungsbereichen ist die Umsetzung von Veränderungen oft schwierig, da es oft viele unterschiedliche Interessen und gesetzliche Anforderungen gibt. Es ist daher wichtig, sicherzustellen, dass die Veränderungen die Bedürfnisse der Organisation und ihrer Stakeholder berücksichtigen und dass die Mitarbeiter die Veränderungen unterstützen.
Digitalisierung und Automatisierung
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen hat zu einem verstärkten Fokus auf Automatisierung geführt. Automatisierung bezeichnet die Nutzung von Technologien, um wiederkehrende und manuelle Aufgaben zu automatisieren und den Arbeitsaufwand für den Menschen zu reduzieren. Dadurch können Organisationen effizienter arbeiten, Kosten senken und die Qualität ihrer Prozesse und Dienstleistungen verbessern. Durch Automatisierung können Unternehmen und Verwaltungen verschiedene Arten von Geschäftsprozessen optimieren. Dazu gehören administrative Aufgaben wie Datenerfassung, Berichterstattung und Rechnungsstellung sowie operationale Aufgaben wie Bestandsverwaltung und Kundenservice. Durch die Automatisierung manueller und zeitaufwändiger Aufgaben können Organisationen ihre Ressourcen freisetzen und sich auf wertschöpfende Aktivitäten fokussieren.
Zur Automatisierung von Geschäftsprozessen gibt es verschiedene Ansätze:
- Robotic Process Automation (RPA): Bei der Robotic Process Automation (RPA) werden Software-Roboter eingesetzt, um menschliche Interaktionen mit digitalen Systemen nachzuahmen und wiederkehrende Aufgaben zu erledigen. Diese Roboter können Daten extrahieren, Informationen zwischen verschiedenen Systemen übertragen und sogar einfache Entscheidungen treffen. RPA ist besonders nützlich, um bestehende Systeme und Prozesse zu integrieren und zu automatisieren, ohne dass grosse Änderungen an der zugrunde liegenden Infrastruktur vorgenommen werden müssen.
- Workflow-Automatisierung: Bei der Workflow-Automatisierung werden Geschäftsprozesse, bei denen Aufgaben sequenziell ausgeführt werden und Informationen und Dokumente zwischen verschiedenen Benutzern oder Abteilungen fliessen, automatisiert. Mithilfe entsprechender Tools können Unternehmen die einzelnen Schritte eines Prozesses definieren, Regeln und Bedingungen festlegen sowie automatisierte Benachrichtigungen und Eskalationen einrichten. Details zur Automatisierung von Workflows in der Atlassian-Plattform folgen im nächsten Absatz.
- Intelligente Automatisierung: Bei der intelligenten Automatisierung werden Automatisierungstechnologien wie RPA mit künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen kombiniert. Dadurch sind Systeme in der Lage, komplexe Aufgaben auszuführen, die menschliche Entscheidungen und Interpretationen erfordern. Intelligente Automatisierung kann beispielsweise bei der automatisierten Verarbeitung unstrukturierter Daten, der Analyse grosser Datenmengen oder der Entscheidungsfindung auf Basis von Algorithmen eingesetzt werden.
Bei der Einführung von Automatisierung ist ein ganzheitlicher Ansatz wichtig. Organisationen sollten ihre Prozesse analysieren, um herauszufinden, welche Aufgaben sich automatisieren lassen und anschliessend geeignete Technologien und Tools auswählen. Zudem ist es wichtig, die Auswirkungen der Automatisierung auf die Mitarbeitenden zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass sie ausreichend geschult und unterstützt werden.
Automatisierung in der Atlassian Plattform
Jira Automation ist ein leistungsstarkes Tool der Atlassian-Plattform. Es unterstützt Organisationen dabei, ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Es ermöglicht Benutzern, Regeln und Trigger basierend auf Ereignissen in Jira zu erstellen, um automatische Aktionen auszulösen. Dadurch lassen sich zeitaufwändige manuelle Aufgaben eliminieren und der Workflow in Jira optimieren. Das Tool bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die es Benutzern ohne Programmierkenntnisse ermöglicht, Automatisierungsregeln zu erstellen und anzupassen. Die Vorteile von Jira Automation liegen in seiner Vielseitigkeit und Flexibilität. Es ermöglicht die Erstellung komplexer Automatisierungslogik, die auf individuellen Anforderungen und Geschäftsprozessen basiert.
Anwendungsbeispiel 1: Risiko-Management
Identifizierte Chancen und Risiken, beispielsweise im Rahmen eines Projekts zur Einführung einer neuen Software, können automatisiert eskaliert werden, wenn nach einer bestimmten Frist keine Aktion erfolgt ist.
Anwendungsbeispiel 2: Service-Management
Automatisierte Benachrichtigung von Stakeholdern entlang des Prozesses sowie Ableitung der Dokumentation von Lösungen.
Zusammengefasst bedeutet dies: Mit Jira Automation können Organisationen ihre Produktivität steigern, Fehler reduzieren und ihre Reaktionszeiten verbessern. Darüber hinaus ermöglicht Jira Automation eine nahtlose Integration mit anderen Tools der Atlassian-Plattform. Benutzer können beispielsweise Automatisierungen zwischen Jira und Confluence erstellen, um Informationen zu synchronisieren und die Zusammenarbeit zu optimieren. Durch diese Integrationen erweitern sich die Möglichkeiten der Automatisierung und es wird eine ganzheitliche Steuerung von Geschäftsprozessen ermöglicht.
Fünf allgemeine Empfehlungen zur Automatisierung von Workflows
Da jede Organisation und jeder Workflow ist einzigartig ist, ist es wichtig, Ihre spezifischen Anforderungen und Ziele zu berücksichtigen, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Die folgenden allgemeinen Empfehlungen können Ihnen dennoch dabei helfen, den Prozess der Workflow-Automatisierung erfolgreich zu gestalten:
- Analyse der bestehenden Workflows: Bevor Sie mit der Automatisierung beginnen, ist eine gründliche Analyse der bestehenden Workflows wichtig. Identifizieren Sie wiederkehrende Aufgaben, manuelle Schritte und Engpässe. So können Sie die Bereiche ermitteln, die sich am besten automatisieren lassen und den grössten Effizienzgewinn bringen.
- Klare Ziele und Prioritäten setzen: Definieren Sie klare Ziele für die Automatisierung und priorisieren Sie die entsprechenden Workflows. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die den grössten Mehrwert bieten oder die meisten Zeit und Ressourcen beanspruchen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Automatisierungsbemühungen gezielt und effektiv sind.
- Schrittweise Automatisierung: Starten Sie mit der Automatisierung kleinerer, weniger komplexer Workflows und arbeiten Sie sich dann zu komplexeren Workflows vor. So können Sie die Auswirkungen besser kontrollieren, Fehler minimieren und Erfahrungen sammeln, die Ihnen bei der Automatisierung grösserer Workflows helfen.
- Einbeziehung der betroffenen Mitarbeitenden: Involvieren Sie die Mitarbeitenden, die direkt mit den automatisierten Workflows arbeiten, in den Automatisierungsprozess. Bieten Sie Schulungen und Workshops an, um sicherzustellen, dass sie die Veränderungen verstehen und effektiv mit der automatisierten Umgebung arbeiten können. Ihre Beteiligung und Zusammenarbeit sind entscheidend für den Erfolg der Automatisierung.
- Kontinuierliche Überwachung und Optimierung: Die Automatisierung von Workflows ist ein fortlaufender Prozess. Überwachen Sie deshalb regelmässig die automatisierten Workflows, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktionieren und den gewünschten Mehrwert liefern. Analysieren Sie die Leistungskennzahlen, identifizieren Sie Engpässe oder Verbesserungspotenziale und nehmen Sie entsprechende Anpassungen vor. Eine kontinuierliche Überwachung und Optimierung ist entscheidend, um die Effizienz und Qualität der automatisierten Workflows langfristig zu steigern.
Kurzum: Die Automatisierung von Arbeitsabläufen bietet Organisationen die Möglichkeit, ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Qualität ihrer Arbeit zu verbessern. Mit einer sorgfältigen Analyse bestehender Workflows, klaren Zielen, einer schrittweisen Automatisierung, der Einbeziehung der Mitarbeitenden und einer kontinuierlichen Überwachung und Optimierung können erfolgreiche Automatisierungsergebnisse erzielt werden. Wichtig ist, sich bewusst zu sein, dass die Automatisierung von Workflows ein fortlaufender Prozess ist. Die Bedürfnisse und Anforderungen ändern sich im Laufe der Zeit, ebenso wie die technologischen Möglichkeiten. Daher ist es entscheidend, die Automatisierungsbemühungen regelmässig zu überprüfen, anzupassen und zu optimieren, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den gewünschten Nutzen liefern.
Und wie sieht das nun praktisch aus?
Die digitale Transformation und Automatisierung von Prozessen erfordert einen strukturierten Projektansatz. Zunächst sollte eine umfassende Anforderungsanalyse durchgeführt werden, um die bestehenden Verwaltungsprozesse zu untersuchen und Schwachstellen sowie Verbesserungspotenziale zu ermitteln. Dabei ist es wichtig, die betroffenen Mitarbeitenden und Stakeholder einzubeziehen, um ein vollständiges Verständnis der aktuellen Situation zu erlangen. Anschliessend sollten klare Ziele und Erwartungen für das Projekt definiert werden. Es sollten Prioritäten gesetzt und messbare KPIs festgelegt werden, um den Erfolg des Projekts bewerten zu können. Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Auswahl der richtigen Technologien und Tools zur Automatisierung der Verwaltungsprozesse. Dabei sind die Anforderungen, Skalierbarkeit, Integration mit bestehenden Systemen und Benutzerfreundlichkeit zu berücksichtigen.
Zudem sollte ein detaillierter Projektplan erstellt werden, der die verschiedenen Phasen, Meilensteine, Ressourcen und Zeitpläne umfasst. Potenzielle Risiken sollten ebenfalls berücksichtigt und entsprechende Massnahmen zur Risikominimierung entwickelt werden. Um die Umsetzung und Kontrolle zu erleichtern, kann das Projekt in kleinere Teilprojekte oder Arbeitspakete aufgeteilt werden. Empfehlenswert ist der Start mit einer Pilotphase, in der die Automatisierung in ausgewählten Verwaltungsprozessen getestet und validiert wird. Während dieser Phase können mögliche Herausforderungen identifiziert und Lösungen optimiert werden. Das Feedback der beteiligten Mitarbeitenden ist dabei von grosser Bedeutung und sollte aktiv in den Prozess einbezogen werden.
Nach einer erfolgreichen Pilotphase kann die Automatisierungslösung in den ausgewählten Verwaltungsprozessen implementiert werden. Dabei ist es wichtig, alle betroffenen Mitarbeitenden zu schulen und zu unterstützen, damit sie die neuen automatisierten Prozesse erfolgreich nutzen können. Die Leistung der automatisierten Prozesse muss kontinuierlich überwacht werden. Die erreichten Ergebnisse sollten regelmässig mit den definierten Zielen verglichen werden, um weitere Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Dabei darf die Bedeutung des Change Managements nicht vergessen werden. Eine umfassende Kommunikation und Einbeziehung der Mitarbeitenden ist entscheidend, damit sie die Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung verstehen und akzeptieren. Nur so kann eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts in der Verwaltungsorganisation gewährleistet werden.
Weitere Infos direkt bei uns via info@generativ.ch oder unter: http://www.generativ.ch.
Die generativ GmbH wurde 2018 als spezialisiertes Beratungsunternehmen und Softwarehaus in Zürich gegründet. Unser Fokus liegt auf digitalen Geschäftsprozessen sowie Lösungen und Methoden rund um die Atlassian-Produktpalette. Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei der Digitalisierung mit Open-Source-Lösungen wie BlueSpice und Easy Redmine. Wir bieten Prozess- und Methodenkompetenz sowie Lösungsarchitektur aus einer Hand und unterstützen Organisationen beim klassischen Projekt- und Prozessmanagement, bei der Einführung agiler Prinzipien und der digitalen Transformation. Wir sind aufmerksame Zuhörer, rationale Analysten, vorausschauende Berater und erfahrene Coaches. Gemeinsam mit unseren Kunden denken wir die Arbeitswelten von morgen und ermöglichen so gelebte Prozesse sowie eine effektive und effiziente Zusammenarbeit in und um Organisationen. Mehr unter: www.generativ.ch.
