In diesem kurzen Artikel werden folgende Inhalte behandelt:
- Was ist Wissensmanagement überhaupt?
- Der Business Case einer modernen Wiki-Lösung
- Die Symbiose aus Prozessen, Methoden und Tools
- Wofür kann man Wiki-Systeme sonst noch verwenden?
- Partnerschaft von generativ und Hallo Welt!
- Vorteile für oneGov.ch-Mitglieder
Aber fangen wir doch ganz am Anfang an: Was ist Wissensmanagement überhaupt?
Beim Wissensmanagement (engl. „Knowledge Management“) handelt es sich um eine Methode, mit der Unternehmen die Organisation und Nutzung von Wissen beeinflussen können. Es bezeichnet die methodische Einflussnahme auf die Wissensbasis eines Unternehmens oder einer Verwaltung (organisatorisches Wissensmanagement) bzw. eines Individuums (persönliches Wissensmanagement). Unter der Wissensbasis werden alle Daten und Informationen, alles Wissen und alle Fähigkeiten verstanden, die eine Organisation bzw. eine Person zur Lösung ihrer vielfältigen Aufgaben benötigt. In dem heutigen wissens- und innovationsorientierten Kommunikationszeitalter wird das in einem Unternehmen vorhandene Wissenskapital zunehmend zum entscheidenden Produktionsfaktor. Das Wissen innerhalb eines Unternehmens wird somit als Produktionsfaktor verstanden, der neben Kapital, Arbeit und Boden tritt.
Der Business Case einer modernen Wiki-Lösung
Ein einfaches Rechenbeispiel für eine Organisation mit 100 Mitarbeitenden: Nehmen wir an, jede beteiligte Person arbeitet etwa 40 Wochen pro Jahr und ist den Rest der Zeit in den Ferien, auf Fortbildung oder aus anderen Gründen abwesend. Weiterhin nehmen wir ganz vorsichtig an, dass alle Mitarbeitenden etwa 6 Minuten pro Tag, also 30 Minuten pro Woche, mit der Suche nach einem Dokument, einem Verfahren oder dem Sachstand bei einem Thema beschäftigt ist. Das ergibt in der Summe 100 Mitarbeitende x 40 Wochen x 0,5 Stunden, also 2.000 Stunden pro Jahr.
Das bedeutet, dass in der Organisation etwa eine Vollzeitkraft ausschliesslich mit Suchen beschäftigt ist. Die tatsächlichen Zahlen sind jedoch wahrscheinlich deutlich höher. So geht McKinsey beispielsweise davon aus, dass es sich in Wahrheit um bis zu fünf Stunden pro Woche, also etwa eine Stunde pro Tag, handelt. Damit ist der Business Case für einen modernen Prozess und ein integriertes Tool natürlich sehr leicht zu rechnen
Die Symbiose aus Prozessen, Methoden und Tools
Wir sind fest davon überzeugt, dass für eine produktive Zusammenarbeit die Verfügbarkeit situativ relevanter Informationen entscheidend ist. Das permanente Suchen und Nachfragen bei Mitarbeitenden ist nicht nur frustrierend, sondern kostet im Endeffekt auch Zeit und Geld. Insbesondere bei räumlicher Trennung kann aus einer einfachen Frage eine umständliche Klärung erwachsen, die wertvolle Kapazitäten bindet.
Die Gründe für den Einsatz eines Wiki-Systems liegen auf der Hand.
- Wikis sind eine zentrale Anlaufstelle und vermeiden „Inselwissen“ innerhalb der Organisation
- Standards für Dokumentation und Prozesse können leichter eingehalten werden
- Das Wissen der Organisation wird institutionalisiert
- Die partizipative Gestaltung von Inhalten fördert die Motivation der Mitwirkenden
Kurzum lässt sich sagen, dass sich die Effektivität und Effizienz der Zusammenarbeit deutlich verbessern lässt.
BlueSpice ist ein integriertes Managementsystem (IMS). Für einen ersten Eindruck stellen wir Ihnen das folgende Video zur Verfügung: https://youtu.be/YvR-GeRtZvs
Wofür kann man Wiki-Systeme sonst noch verwenden?
Der Kreativität bei der Nutzung von Wiki-Systemen sind kaum Grenzen gesetzt:
- Verwendung als Knowledge Base oder allgemein als Dokumentationsplattform
- Einsatz als integriertes Managementsystem
- Plattform für das Erfassen und Bearbeiten von Anforderungen
- Als Intranet-Plattform für die Organisation
- Plattform für das Änderungsmanagement
- Bereitstellung von Schulungsunterlagen
- Innovationsmanagement, Umweltmanagement
- Risikomanagement
- und vieles mehr…
Partnerschaft von generativ und Hallo Welt!
Durch die Partnerschaft mit der Hallo Welt! GmbH kann die generativ GmbH ihren Kunden nun auch eine Open-Source-Wiki-Lösung anbieten. BlueSpice basiert dabei auf MediaWiki, der Mutter aller Wikis. Die Plattform wird weltweit von Tausenden Organisationen genutzt und ist unter anderem die Grundlage von wikipedia.org, dem wohl bekanntesten Wiki der Welt. Mit BlueSpice MediaWiki ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern den schnellen Zugriff auf aktuelles und unternehmenskritisches Wissen über eine zentrale und dynamische Knowledge Base.
Wikipedia.org
BlueSpice ist eine Open-Source-Enterprise-Software mit vielen Vorteilen: Sie ist stabil und sicher und nutzt State-of-the-Art-Webtechnologien. Sie behalten die Kontrolle über den Quellcode und stellen sicher, dass alle Entwicklungen öffentlich verfügbar bleiben. Die Software läuft auf allen gängigen Browsern und mobilen Endgeräten und berücksichtigt die Leitlinien der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO).
Vorteile für Mitglieder von OneGov.ch
Neben einer kostenlosen Erstberatung bieten wir eine Testversion zum Ausprobieren.
Sie können uns gern per E-Mail an: service@generativ.ch oder über das Kontaktformular auf der Website erreichen.
Und wenn es ein wenig technischer sein darf – BlueSpice ist eine Open-Source-Software, die insbesondere für die öffentliche Verwaltung viele Vorteile mit sich bringt:
- Hohe Sicherheitsstandards und schnelles Schliessen von Sicherheitslücken
- Stabile und erprobte Technologien mit hoher Performance
- Offener Quellcode für ein Höchstmass an Transparenz und Vertrauen
- Optimale Anpassbarkeit der Software an Ihre Bedürfnisse
- Keine zwanghafte Bindung an Hersteller oder IT-Dienstleister
- Kompatibilität mit anderen Softwarelösungen und IT-Systemen
- Kontinuierliche Weiterentwicklung der Software durch eine engagierte Community
Für weitere Infos, Fragen und Antworten: https://bluespice.com/de/produkte/haeufig-gestellte-fragen/
Die generativ GmbH wurde 2018 als spezialisiertes Beratungsunternehmen und Softwarehaus in Zürich gegründet. Unser Fokus liegt auf digitalen Geschäftsprozessen sowie Lösungen und Methoden rund um die Atlassian-Produktpalette. Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei der Digitalisierung mit Open-Source-Lösungen wie BlueSpice und Easy Redmine. Wir bieten Prozess- und Methodenkompetenz sowie Lösungsarchitektur aus einer Hand und unterstützen Organisationen beim klassischen Projekt- und Prozessmanagement, bei der Einführung agiler Prinzipien und der digitalen Transformation. Wir sind aufmerksame Zuhörer, rationale Analysten, vorausschauende Berater und erfahrene Coaches. Gemeinsam mit unseren Kunden denken wir die Arbeitswelten von morgen und ermöglichen so gelebte Prozesse sowie eine effektive und effiziente Zusammenarbeit in und um Organisationen.
BlueSpice ist eine Marke der Hallo Welt! GmbH, einem weltweit führenden Anbieter und Berater für MediaWiki-Lösungen. Das Unternehmen wurde gegründet, um die Technologie und die Konzepte der Wikipedia für Unternehmen nutzbar zu machen. Seit 2007 entwickeln wir auf Grundlage der Open-Source-Software MediaWiki deshalb die Wissensmanagementplattform BlueSpice. Mit unserem wachsenden Team von über 20 Mitarbeitern bieten wir Unternehmen eine Enterprise-Software für die Implementierung integrierter Managementlösungen, Dokumentationssysteme, Organisationshandbücher sowie einer flexiblen Knowledge Base. Mit unseren Service- und Supportleistungen stellen wir sicher, dass Ihr Wiki-Projekt professionell geplant, umgesetzt und betreut wird. Let’s Wiki together!
