In einer zunehmend digitalisierten Welt ist auch die öffentliche Verwaltung gefordert, sich den Veränderungen anzupassen. Neue Technologien und innovative Herangehensweisen revolutionieren die Arbeitsweise und ermöglichen neue Services und Dienste. In diesem dynamischen Umfeld steht die öffentliche Verwaltung vor der zentralen Aufgabe, sich den unaufhaltsamen Veränderungen anzupassen und die Möglichkeiten der Digitalisierung zu nutzen, um ihre Dienstleistungen effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten.
„Eine richtige digitale Transformation verwandelt eine Raupe in einen Schmetterling. Bei einer schlecht gemachten, haben Sie nur eine richtig schnelle Raupe.“
– George Westermann
In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die Herausforderungen und Chancen, die sich im Zuge der digitalen Transformation für die öffentliche Verwaltung ergeben.
Herausforderungen der Digitalen Transformation
In einer Ära, die von raschen technologischen Fortschritten geprägt ist, findet die digitale Transformation nicht nur in den Büros der Unternehmenswelt, sondern auch in der öffentlichen Verwaltung statt. Die digitale Revolution hat unsere Gesellschaft in vielfältiger Weise beeinflusst – von der Art und Weise, wie wir kommunizieren, bis hin zu unseren Erwartungen an die Interaktion mit staatlichen Institutionen. In diesem Kontext steht die öffentliche Verwaltung vor der anspruchsvollen Aufgabe, sich den unaufhaltsamen Veränderungen anzupassen, um ihre Dienstleistungen effektiver und nutzerfreundlicher zu gestalten und die Chancen der Digitalisierung zu nutzen.
Traditionell als Inbegriff von Bürokratie und komplexen Verwaltungsabläufen betrachtet, erfindet sich die öffentliche Verwaltung neu und eröffnet eine Welt digitaler Möglichkeiten. Die digitale Transformation umfasst den Wechsel von papierbasierten Prozessen zu elektronischen Arbeitsabläufen sowie die Integration von künstlicher Intelligenz, Datenanalyse und automatisierten Entscheidungsfindungen. Dieser Wandel hat das Potenzial, die Beziehung zwischen Bürgern und Verwaltung grundlegend zu verändern – hin zu einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit, die auf Effizienz, Transparenz und verbessertem Service basiert.
Dabei sind drei wesentliche Herausforderungen zu meistern:
- Kultureller Wandel: Eine der grössten Herausforderungen liegt in der Veränderung der Arbeitskultur und der Denkweise der MitarbeiterInnen. Traditionelle Abläufe und Hierarchien müssen zugunsten von agileren und kollaborativen Ansätzen überdacht werden.
- Datensicherheit und Datenschutz: Mit der zunehmenden Nutzung digitaler Plattformen und Datenbanken steigt auch das Risiko von Datenschutzverletzungen. Die öffentliche Verwaltung muss strenge Sicherheitsmassnahmen implementieren, um sensible Daten zu schützen.
- Bürokratische Hürden: Die Einführung neuer Technologien erfordert oft Veränderungen in bürokratischen Prozessen und Regularien. Wenn nicht aktiv daran gearbeitet wird, diese Hindernisse zu überwinden, kann dies zu Widerstand und Verzögerungen führen.
Die digitale Transformation bringt bedeutende Herausforderungen mit sich, die sorgfältig angegangen werden müssen. Ein grundlegender kultureller Wandel ist erforderlich, um starre Hierarchien aufzubrechen und Innovation zu fördern. Die Sicherheit sensibler Bürgerdaten ist von entscheidender Bedeutung, da die zunehmende Nutzung von Technologie auch Datenschutzrisiken birgt. Bürokratische Strukturen müssen angepasst werden, um Platz für digitale Innovationen zu schaffen. Die digitale Kluft muss überwunden werden, damit alle von den Vorteilen profitieren können. Schliesslich erfordert die Akzeptanz neuer Technologien einen offenen Dialog, um Widerstand und Ängste zu überwinden.
… und Chancen der Digitalen Transformation
Die Chancen der digitalen Transformation in der öffentlichen Verwaltung hingegen reichen jedoch weit über eine Effizienzsteigerung hinaus. Sie bieten die Möglichkeit, die Interaktion zwischen Bürgern und Verwaltung zu revolutionieren und eine zukunftsorientierte, datengetriebene Governance zu etablieren. Wenn die öffentliche Verwaltung diese Chancen erkennt und nutzt, kann sie eine Vorreiterrolle bei der Gestaltung einer modernen und bürgernahen Verwaltung übernehmen.
- Effizienzsteigerung: Durch den Einsatz digitaler Tools können Arbeitsprozesse rationalisiert und beschleunigt werden. Dies führt zu einer effizienteren Nutzung der Ressourcen und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren.
- Bessere Bürgerdienste: Digitale Plattformen ermöglichen es der öffentlichen Verwaltung, Bürgerdienste nutzerfreundlicher und zugänglicher zu gestalten. Online-Dienste für Behördenangelegenheiten können Wartezeiten verkürzen und den Zugang zu Informationen erleichtern.
- Datenbasierte Entscheidungsfindung: Die digitale Transformation ermöglicht die Sammlung und Analyse von Daten in Echtzeit. Dadurch können fundierte Entscheidungen getroffen werden, um Prozesse kontinuierlich zu verbessern und Bedürfnisse besser zu verstehen.
- Partizipation und Transparenz: Die digitale Transformation ermöglicht eine engere Zusammenarbeit zwischen der Verwaltung und den Bürgern. Bürgerbeteiligungsplattformen und soziale Medien bieten Möglichkeiten für einen offenen Dialog und Feedback. Dies fördert das Vertrauen der Bürger in die Verwaltung und trägt dazu bei, dass politische Entscheidungen auf den Bedürfnissen und Meinungen der Menschen basieren.
- Nachhaltigkeit und Umweltschutz: Durch die Digitalisierung können papierintensive Prozesse minimiert werden, wodurch sich der Papierverbrauch reduziert und die Umweltauswirkungen sinken. Ausserdem ermöglicht die Überwachung des Energieverbrauchs und der Ressourcennutzung eine gezieltere Umsetzung von Massnahmen zur Nachhaltigkeit.
Zusammengefasst bedeutet dies: Die digitale Transformation eröffnet der öffentlichen Verwaltung eine Fülle von Chancen. Durch die Einführung von Automatisierung und Workflow-Management-Systemen kann die Effizienz gesteigert werden, wodurch wiederum Raum für Innovation und kreative Aufgaben entsteht. Online-Plattformen und mobile Apps ermöglichen es Bürgern, Behördengänge bequem von zu Hause aus zu erledigen. Das verkürzt die Wartezeiten und verbessert die Interaktion mit den Behörden. Mithilfe von Datenanalyse können fundierte Entscheidungen getroffen und Trends in Bereichen wie Politikgestaltung und Ressourcenallokation erkannt werden. Die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Bürgern wird durch digitale Plattformen gestärkt, was zu mehr Transparenz und Partizipation führt. Zusätzlich trägt die Digitalisierung zur Nachhaltigkeit bei, da papierintensive Prozesse reduziert und die Ressourcennutzung überwacht werden können. Insgesamt eröffnen diese Entwicklungen neue Wege für eine modernere und bürgernähere Verwaltung.
Unsere Erfahrungen
Bei der digitalen Transformation ist ein ganzheitlicher Ansatz wichtig. Organisationen sollten ihre Prozesse und Services analysieren, um zu ermitteln, welche Aufgaben sich digitalisieren lassen, und geeignete Technologien und Tools auswählen. Es ist auch wichtig, die Auswirkungen auf die Mitarbeitenden zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass sie ausreichend geschult und unterstützt werden. In der heutigen Ära der digitalen Transformation sind innovative Technologien von entscheidender Bedeutung, um Arbeitsabläufe und Informationsverwaltung in der öffentlichen Verwaltung zu optimieren. Zwei leistungsstarke Werkzeuge sind Jira und Confluence, die nicht nur in der Privatwirtschaft, sondern auch in der öffentlichen Verwaltung erhebliche Vorteile bieten können.
Jira als Workflow-Management-Tool: Jira wurde ursprünglich als Softwareentwicklungs-Tool konzipiert, hat aber inzwischen seinen Weg in eine Vielzahl von Branchen gefunden, einschliesslich der öffentlichen Verwaltung. Es bietet eine robuste Plattform zur Verwaltung von Aufgaben, Projekten und Arbeitsabläufen. In der Verwaltung ermöglicht Jira die Erstellung massgeschneiderter Workflows, die die spezifischen Prozesse und Genehmigungen innerhalb der Organisation widerspiegeln. Mögliche Anwendungsbereiche sind die Verarbeitung von Anträgen und Beschwerden sowie die Koordinierung von Initiativen auf kantonaler oder nationaler Ebene
Ein grosser Vorteil von Jira ist seine Flexibilität. Die Plattform kann an die eigenen Anforderungen angepasst werden, sodass sowohl interne als auch externe Interaktionen nahtlos verwaltet werden können. Die Möglichkeit, den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen, Deadlines einzuhalten und Engpässe frühzeitig zu erkennen, kann die Effizienz der Verwaltung erheblich steigern. Darüber hinaus können Daten über die Verwendung von Ressourcen gesammelt werden, was fundierte Entscheidungen über Ressourcenzuweisungen ermöglicht.
Confluence als Wissensdatenbank: Die Herausforderung der Wissensverwaltung in der öffentlichen Verwaltung ist ebenso real wie wichtig. Hier kommt Confluence ins Spiel: eine Plattform, die als digitale Wissensdatenbank fungiert. Confluence ermöglicht es, Informationen, Dokumente, Best Practices und Richtlinien an einem zentralen Ort zu speichern und zu organisieren. Dies erleichtert den Zugriff auf relevante Informationen und fördert die Zusammenarbeit sowie den Wissensaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern.
In der Verwaltung kann Confluence genutzt werden, um Richtlinien und Verfahren zu dokumentieren, historische Daten und Berichte zu archivieren sowie Schulungsmaterialien bereitzustellen. Dies ist besonders wichtig bei Änderungen von Arbeitsabläufen oder der Einführung neuer Mitarbeiter. Die Plattform bietet zudem Tools zur Versionierung und Freigabe von Dokumenten, sodass alle Beteiligten stets Zugriff auf die aktuellsten und genauesten Informationen haben.
Fazit: Insgesamt bieten Jira und Confluence eine integrierte Lösung, die die öffentliche Verwaltung bei der Bewältigung der Herausforderungen der digitalen Transformation unterstützen kann. Durch die Bereitstellung einer effizienten Arbeitsablaufverwaltung und einer robusten Wissensdatenbank ermöglichen diese Werkzeuge der Verwaltung, transparenter, agiler und effektiver zu werden, während sie gleichzeitig die Qualität der Dienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger verbessern.
Konkrete Vorschläge
Jede Verwaltung und jede Organisation, sowie ihre jeweiligen Anforderungen sind einzigartig. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, Ihre spezifischen Bedürfnisse und Ziele zu berücksichtigen, um bei der digitalen Transformation bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Die folgenden allgemeinen Empfehlungen können Ihnen jedoch als wertvolle Leitlinien dienen, um den Weg zur erfolgreichen digitalen Verwaltung zu gestalten:
- Etablierung einer massgeschneiderten Digitalisierungsstrategie: Die öffentliche Verwaltung sollte eine klar definierte Digitalisierungsstrategie ausarbeiten, die auf ihre individuellen Ziele abgestimmt ist. Diese Strategie sollte klare Meilensteine, Zielsetzungen und verfügbare Ressourcen umfassen, um eine koordinierte und fokussierte Umsetzung sicherzustellen.
- Investition in Schulungen und Weiterbildung: Die Mitarbeiter sind das Rückgrat jeder Verwaltung. Daher ist es essenziell, in Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten zu investieren, um sie mit den neuen Technologien und Arbeitsmethoden vertraut zu machen. Durch Schulungen können mögliche Ängste vor Veränderungen abgebaut und die Akzeptanz neuer Prozesse gefördert werden.
- Kollaboration mit der Privatwirtschaft: Die Zusammenarbeit mit der Privatwirtschaft kann eine wertvolle Ressource sein. Dabei können bewährte Praktiken, innovative Technologien und bewährte Lösungen übernommen werden. Partnerschaften mit privaten Unternehmen können den Wissensaustausch fördern und zur Entwicklung bahnbrechender Lösungen führen, die das Potenzial haben, den Fortschritt der Verwaltung zu beschleunigen.
Um diese Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen, ist ein engagierter und strategischer Ansatz erforderlich. Nur so kann die Verwaltung die Chancen und Vorteile der digitalen Transformation in vollem Umfang nutzen. Wenn sie diese Empfehlungen berücksichtigt und an ihre individuellen Gegebenheiten anpasst, kann sich die öffentliche Verwaltung zu einer moderneren, agileren und effizienteren Institution entwickeln. Damit wäre sie besser in der Lage, den sich wandelnden Anforderungen der Gesellschaft gerecht zu werden.
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