Die digitale Transformation im öffentlichen Sektor ist längst kein Zukunftsthema mehr – sie ist Realität. Städte und Verwaltungen stehen unter wachsendem Druck: steigende Projektvolumen, komplexere Anforderungen und gleichzeitig der Anspruch, moderne, transparente Services für Bürger bereitzustellen.
Ein Beispiel, wie dieser Wandel erfolgreich gelingen kann, liefern die Städte Aarau und Baden gemeinsam mit ihrer IT-Organisation commIT – unterstützt durch generativ.
Ausgangslage: Immer mehr Projekte, mehr Komplexität, mehr Druck
commIT betreibt die IT-Infrastruktur für rund 3.500 Arbeitsplätze der Städte Aarau und Baden. Mit der zunehmenden Digitalisierung stieg nicht nur die Anzahl der Projekte, sondern auch deren Komplexität.
Die Herausforderungen waren typisch für viele Organisationen:
- Informationen waren über verschiedene Systeme verteilt
- Entscheidungsgrundlagen fehlten oder waren schwer zugänglich
- Projektübersichten waren fragmentiert
- Abstimmungen wurden ineffizient und zeitaufwendig
Kurz gesagt: Die bestehenden Systeme unterstützten die Zusammenarbeit nicht mehr ausreichend.
Zielbild: Transparenz, Effizienz und skalierbare Zusammenarbeit
Die Vision war klar: Eine moderne Arbeitsumgebung, in der Informationen vernetzt sind, Zusammenarbeit strukturiert abläuft und Entscheidungen datenbasiert getroffen werden können.
Konkret bedeutete das:
- Zentrale Steuerung aller Projekte und Programme
- Transparente KPIs und Ressourcenauslastung
- Effizientes Wissensmanagement
- Skalierbare und sichere IT-Infrastruktur
Die Entscheidung fiel auf die konsequente Weiterentwicklung der bestehenden Atlassian-Landschaft – mit einem klaren Fokus auf Cloud.
Unser Ansatz: Struktur statt Tool-Wildwuchs
Gemeinsam mit generativ wurde ein zweistufiger Ansatz verfolgt:
1. Optimierung von Jira Cloud
Zunächst wurden die Projektmanagement-Prozesse grundlegend überarbeitet:
- Einführung standardisierter Workflows und Templates
- Klare Definition von Projekten, Zielen und Verantwortlichkeiten
- Integration von PMO-Anforderungen in Jira
- Ablösung von Excel-basierten Steuerungsprozessen
Das Ergebnis: Ein integriertes, skalierbares System für Multi-Projektmanagement mit klarer Datenbasis.
2. Migration zu Confluence Cloud
Im nächsten Schritt erfolgte die Migration von Confluence in die Cloud – in nur sechs Wochen:
- Vollständige und verlustfreie Datenmigration
- Überarbeitung der Informationsarchitektur
- Einführung strukturierter Dokumentations-Templates
- Bereinigung und Konsolidierung bestehender Inhalte
Zusätzlich wurde mit Atlassian Guard eine zentrale Identity- und Security-Lösung implementiert:
- Single Sign-on (SSO)
- Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Zentrale Benutzerverwaltung über alle Tools hinweg
Ergebnis: Mehr als nur neue Tools
Die Auswirkungen gingen weit über technische Verbesserungen hinaus.
1. Deutlich gesteigerte Effizienz
- 77 % jährliche Kosteneinsparungen durch Cloud-Migration
- Weniger manuelle Abstimmungen
- Schnellere Entscheidungsprozesse
2. Transparenz und bessere Steuerung
- Klare Übersicht über laufende Projekte und Ressourcen
- Datenbasierte Priorisierung
- Nachvollziehbare Entscheidungen
3. Verbesserte Zusammenarbeit und Teamdynamik
Ein besonders bemerkenswerter Effekt: die Veränderung im Arbeitsalltag.
„Unsere Workflows und der Zugang zu Wissen sind deutlich einfacher geworden – das hat sich spürbar positiv auf unsere Teamdynamik ausgewirkt.“
Riccarda Stampa, Head of IT Operations, commIT
Teams arbeiten heute:
- eigenständiger
- strukturierter
- mit weniger Meetings
- und mehr Fokus auf wertschöpfende Arbeit
4. Zukunftssichere IT
Durch die Cloud-Lösung entfallen:
- Wartung und Betrieb eigener Infrastruktur
- manuelle Updates und Backups
Gleichzeitig steigt:
- Sicherheit
- Flexibilität
- Skalierbarkeit
Zentrale Erkenntnis: Der Zugriff auf Wissen zählt
Ein entscheidender Punkt aus dem Projekt:
Das Problem ist nicht fehlende Kommunikation – sondern dass Wissen nicht zugänglich ist.
Wenn Informationen in Silos, Köpfen oder Tools verschwinden, entstehen Ineffizienz und Frustration.
Erst durch strukturierte Systeme und klare Prozesse wird Zusammenarbeit wirklich wirksam.
Fazit: Digitale Transformation braucht Struktur
Das Projekt zeigt deutlich: Digitale Transformation ist kein Tool-Rollout.
Sie ist eine Kombination aus:
- klaren Prozessen
- durchdachter Informationsarchitektur
- geeigneten Tools
- und Change Management
Mit der richtigen Umsetzung wird aus einer Tool-Landschaft ein echter Produktivitätshebel.
Bonus: OneGov.ch Award 2026
Mit diesem Projekt wurde commIT gemeinsam mit generativ zudem mit dem OneGov.ch Award 2026 ausgezeichnet. Besonders gewürdigt wurde der Ansatz, Lösungen so zu entwickeln, dass sie mehrfach wiederverwendet werden können – ganz im Sinne von „einmal entwickelt, vielfach genutzt“. Dieser Ansatz schafft nicht nur Effizienzgewinne innerhalb der Organisation, sondern bietet auch eine skalierbare Grundlage für weitere Verwaltungen und öffentliche Institutionen.
Über commIT
commIT ist die gemeinsame IT-Organisation der Städte Aarau und Baden. Sie betreibt die IT-Infrastruktur für rund 3.500 Arbeitsplätze und unterstützt die Verwaltungen bei der digitalen Transformation.
Weitere Infos bei Atlassian unter: https://www.atlassian.com/customers/commit oder direkt bei uns via info@generativ.ch oder unter: http://www.generativ.ch.
Die generativ GmbH wurde 2018 als spezialisiertes Beratungsunternehmen und Softwarehaus in Zürich gegründet. Unser Fokus liegt auf digitalen Geschäftsprozessen sowie Lösungen und Methoden rund um die Atlassian-Produktpalette. Wir bieten Prozess- und Methodenkompetenz sowie Lösungsarchitektur aus einer Hand und unterstützen Organisationen beim klassischen Projekt- und Prozessmanagement, bei der Einführung agiler Prinzipien und der digitalen Transformation. Wir sind aufmerksame Zuhörer, rationale Analysten, vorausschauende Berater und erfahrene Coaches. Gemeinsam mit unseren Kunden denken wir die Arbeitswelten von morgen und ermöglichen so gelebte Prozesse sowie eine effektive und effiziente Zusammenarbeit in und um Organisationen. Mehr unter: www.generativ.ch.
