Die öffentliche Verwaltung steht ebenso wie die Wirtschaft vor der Herausforderung, sich an die rasch fortschreitende digitale Transformation anzupassen. Neue Technologien und innovative Ansätze haben die Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird, grundlegend verändert. Dabei birgt die Einführung von Technologien viele Vorteile und auch Herausforderungen, insbesondere in Bezug auf das Change Management sowie clevere Automatisierungen. Es gilt Prozesse grundsätzlich zu hinterfragen und einen besonderen Fokus auf die Effektivität zu legen, statt sich nur mit der Steigerung von Effizienzen zu befassen.
„Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess.“ – sagte Thorsten Dirks, damals CEO von Telefónica Deutschland, im Jahr 2015 über schlecht ausgeführte Digitalisierungsprojekte.
Insbesondere in Verwaltungsbereichen ist die Umsetzung der Veränderungen oft schwierig, da es oft viele unterschiedliche Interessen und gesetzliche Anforderungen gibt. Es ist daher wichtig, sicherzustellen, dass die Veränderungen die Bedürfnisse der Organisation und ihrer Stakeholder berücksichtigen und dass die Mitarbeiter die Veränderungen unterstützen.
Digitalisierung und Automatisierung
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen hat zu einem verstärkten Fokus auf Automatisierung geführt. Automatisierung bezieht sich auf den Einsatz von Technologien, um repetitive und manuelle Aufgaben zu automatisieren und den menschlichen Arbeitsaufwand zu reduzieren. Sie ermöglicht es Organisationen, effizienter zu arbeiten, Kosten zu senken und die Qualität der Prozesse und Dienstleistungen zu verbessern. Durch die Automatisierung können Unternehmen und Verwaltungen verschiedene Arten von Geschäftsprozessen optimieren. Dazu gehören administrative Aufgaben wie Datenerfassung, Berichterstattung und Rechnungsstellung sowie operationale Aufgaben wie Bestandsverwaltung und Kundenservice. Indem sie manuelle und zeitaufwändige Aufgaben automatisieren, können Organisationen ihre Ressourcen freisetzen und sie auf wertschöpfende Aktivitäten fokussieren.
Es gibt verschiedene Ansätze zur Automatisierung von Geschäftsprozessen:
- Robotic Process Automation (RPA): RPA bezieht sich auf den Einsatz von Software-Robotern, um menschliche Interaktionen mit digitalen Systemen nachzuahmen und repetitive Aufgaben zu erledigen. Diese Roboter können in der Lage sein, Daten zu extrahieren, Informationen zwischen verschiedenen Systemen zu übertragen und sogar einfache Entscheidungen zu treffen. RPA ist besonders nützlich, um bestehende Systeme und Prozesse zu integrieren und zu automatisieren, ohne große Änderungen an der zugrunde liegenden Infrastruktur vorzunehmen.
- Workflow-Automatisierung: Workflow-Automatisierung bezieht sich auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen, bei denen Aufgaben sequenziell ausgeführt werden und Informationen und Dokumente zwischen verschiedenen Benutzern oder Abteilungen fließen. Mithilfe von Workflow-Automatisierungstools können Unternehmen die Schritte in einem Prozess definieren, Regeln und Bedingungen festlegen und automatisierte Benachrichtigungen und Eskalationen einrichten. Details zur Automatisierung von Workflows in der Atlassian Plattform folgen im nächsten Absatz.
- Intelligente Automatisierung: Intelligente Automatisierung kombiniert Automatisierungstechnologien wie RPA mit künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen. Dadurch können Systeme komplexe Aufgaben durchführen, die menschliche Entscheidungen und Interpretation erfordern. Intelligente Automatisierung kann zum Beispiel bei der automatisierten Verarbeitung von unstrukturierten Daten, der Analyse großer Datenmengen oder bei der Entscheidungsfindung auf Basis von Algorithmen eingesetzt werden.
Bei der Einführung von Automatisierung ist es wichtig, einen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen. Organisationen sollten ihre Prozesse analysieren, um herauszufinden, welche Aufgaben automatisiert werden können, und geeignete Technologien und Tools auswählen. Es ist auch wichtig, die Auswirkungen der Automatisierung auf die Mitarbeiter zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass sie ausreichend geschult und unterstützt werden.
Automatisierung in der Atlassian Plattform
Jira Automation ist ein leistungsstarkes Tool auf der Atlassian-Plattform, das Organisationen dabei unterstützt, ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Es ermöglicht den Benutzern, Regeln und Trigger basierend auf Ereignissen in Jira zu erstellen, um automatische Aktionen auszulösen. Es ermöglicht zeitaufwändige manuelle Aufgaben eliminieren und den Workflow in Jira optimieren. Das Tool bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die es Benutzern ermöglicht, ohne Programmierkenntnisse Automatisierungsregeln zu erstellen und anzupassen. Die Vorteile von Jira Automation liegen in seiner Vielseitigkeit und Flexibilität. Es ermöglicht den Benutzern, komplexe Automatisierungslogik zu erstellen, die auf individuellen Anforderungen und Geschäftsprozessen basiert.
Anwendungsbeispiel 1: Risiko-Management
Identifizierte Chancen und Risiken, beispielsweise im Rahmen eines Projekts zur Einführung einer neuen Software, können automatisiert eskaliert werden, sofern nach einer bestimmten Zeit keine Aktion erfolgt ist.
Anwendungsbeispiel 2: Service-Management
Automatisierte Benachrichtigung von Stakeholdern entlang des Prozesses und Ableitung der Dokumentation von Lösungen
Zusammengefasst bedeutet dies: Mit Jira Automation können Organisationen ihre Produktivität steigern, Fehler reduzieren und die Reaktionszeiten verbessern. Darüber hinaus ermöglicht Jira Automation eine nahtlose Integration mit anderen Tools auf der Atlassian-Plattform. Zum Beispiel können Benutzer Automatisierungen zwischen Jira und Confluence erstellen, um Informationen zu synchronisieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Diese Integrationen erweitern die Möglichkeiten der Automatisierung und ermöglichen eine ganzheitliche Steuerung von Geschäftsprozessen.
Fünf allgemeine Empfehlungen zur Automatisierung von Workflows
Jede Organisation und jeder Workflow ist einzigartig, daher ist es wichtig, Ihre spezifischen Anforderungen und Ziele zu berücksichtigen, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Diese allgemeinen Empfehlungen können Ihnen dennoch helfen, den Prozess der Workflow-Automatisierung erfolgreich zu gestalten:
- Analyse der bestehenden Workflows: Bevor Sie mit der Automatisierung beginnen, ist es wichtig, eine gründliche Analyse der bestehenden Workflows durchzuführen. Identifizieren Sie wiederkehrende Aufgaben, manuelle Schritte und Engpässe im Workflow. Dadurch können Sie die Bereiche identifizieren, die am besten automatisiert werden können und den größten Effizienzgewinn erzielen.
- Klare Ziele und Prioritäten setzen: Definieren Sie klare Ziele für die Automatisierung und priorisieren Sie die Workflows entsprechend. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen Workflows, die den größten Mehrwert bieten oder die am meisten Zeit und Ressourcen beanspruchen. Durch das Setzen von klaren Zielen und Prioritäten können Sie sicherstellen, dass Ihre Automatisierungsbemühungen gezielt und effektiv sind.
- Schrittweise Automatisierung: Starten Sie mit der Automatisierung kleinerer, weniger komplexer Workflows, bevor Sie sich komplexeren Workflows zuwenden. Durch schrittweise Automatisierung können Sie die Auswirkungen besser kontrollieren, Fehler minimieren und Erfahrungen sammeln, die Ihnen bei der Automatisierung größerer Workflows helfen.
- Einbeziehung der betroffenen Mitarbeitenden: Involvieren Sie die Mitarbeitenden, die direkt mit den automatisierten Workflows arbeiten, in den Automatisierungsprozess. Bieten Sie Schulungen und Workshops an, um sicherzustellen, dass sie die Veränderungen verstehen und mit der automatisierten Umgebung effektiv arbeiten können. Ihre Beteiligung und Zusammenarbeit sind entscheidend für den Erfolg der Automatisierung.
- Kontinuierliche Überwachung und Optimierung: Die Automatisierung von Workflows ist ein fortlaufender Prozess. Überwachen Sie regelmäßig die automatisierten Workflows, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktionieren und den gewünschten Mehrwert liefern. Analysieren Sie die Leistungskennzahlen, identifizieren Sie Engpässe oder Verbesserungspotenziale und nehmen Sie entsprechende Anpassungen vor. Die kontinuierliche Überwachung und Optimierung ist entscheidend, um die Effizienz und Qualität der automatisierten Workflows langfristig zu verbessern.
Kurzum: Die Automatisierung von Workflows bietet Organisationen die Möglichkeit, ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Qualität ihrer Arbeit zu verbessern. Durch eine sorgfältige Analyse bestehender Workflows, das Setzen klarer Ziele, die schrittweise Automatisierung, die Einbeziehung der Mitarbeiter und die kontinuierliche Überwachung und Optimierung können erfolgreiche Automatisierungsergebnisse planbar erzielt werden. Es ist wichtig, sich bewusst zu sein, dass die Automatisierung von Workflows ein fortlaufender Prozess ist. Die Bedürfnisse und Anforderungen ändern sich im Laufe der Zeit, ebenso wie die technologischen Möglichkeiten. Daher ist es entscheidend, die Automatisierungsbemühungen regelmässig zu überprüfen, anzupassen und zu optimieren, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den gewünschten Nutzen liefern.
Und wie sieht das nun praktisch aus?
Die digitale Transformation und Automatisierung von Prozessen erfordert einen strukturierten Projektansatz. Zunächst sollte eine umfassende Anforderungsanalyse durchgeführt werden, um die bestehenden Verwaltungsprozesse zu analysieren und deren Schwachstellen und Potenziale zur Verbesserung zu identifizieren. Dabei ist es wichtig, die betroffenen Mitarbeitenden und Stakeholder einzubeziehen, um ein vollständiges Verständnis der aktuellen Situation zu erlangen. Anschliessend sollten klare Ziele und Erwartungen für das Projekt definiert werden. Es sollten Prioritäten gesetzt und messbare KPIs festgelegt werden, um den Erfolg des Projekts zu bewerten. Die Auswahl der richtigen Technologien und Tools zur Automatisierung der Verwaltungsprozesse ist ein weiterer wichtiger Schritt. Hierbei sollten die Anforderungen, Skalierbarkeit, Integration mit bestehenden Systemen und Benutzerfreundlichkeit berücksichtigt werden.
Ein detaillierter Projektplan sollte erstellt werden, der die verschiedenen Phasen, Meilensteine, Ressourcen und Zeitpläne umfasst. Potenzielle Risiken sollten ebenfalls berücksichtigt und entsprechende Massnahmen zur Risikominimierung entwickelt werden. Um die Umsetzung und Kontrolle zu erleichtern, kann das Projekt in kleinere Teilprojekte oder Arbeitspakete aufgeteilt werden. Der Start mit einer Pilotphase ist empfehlenswert, in der die Automatisierung in ausgewählten Verwaltungsprozessen getestet und validiert wird. Während dieser Phase können mögliche Herausforderungen identifiziert und Lösungen optimiert werden. Das Feedback der beteiligten Mitarbeitenden ist dabei von großer Bedeutung und sollte aktiv in den Prozess einbezogen werden.
Nach erfolgreicher Pilotphase kann die Implementierung der Automatisierungslösung in den ausgewählten Verwaltungsprozessen erfolgen. Hierbei ist es wichtig, dass alle betroffenen Mitarbeitenden geschult und unterstützt werden, um die neuen automatisierten Prozesse erfolgreich nutzen zu können. Eine kontinuierliche Überwachung der Leistung der automatisierten Prozesse ist erforderlich. Die erreichten Ergebnisse sollten regelmässig mit den definierten Zielen verglichen werden, um weitere Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Es sollte nicht vergessen werden, die Bedeutung des Change Managements zu beachten. Eine umfassende Kommunikation und Einbeziehung der betroffenen Mitarbeitenden ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sie die Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung verstehen und akzeptieren. Nur so kann eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts in der Verwaltungsorganisation gewährleistet werden.
Weitere Infos direkt bei uns via info@generativ.ch oder unter: http://www.generativ.ch.
Die generativ GmbH wurde im Jahr 2018 als spezialisiertes Beratungsunternehmen und Softwarehaus in in Zürich gegründet. Wir fokussieren uns auf digitale Geschäftsprozesse sowie Lösungen und Methoden rund um die Atlassian Produktpalette. Darüber hinaus unterstützen wir auch bei der Digitalisierung mit OpenSource-Lösungen wie BlueSpice und Easy Redmine. Wir bieten Prozess- und Methodenkompetenz sowie Lösungsarchitektur aus einer Hand und unterstützen Organisationen bei klassischem Projekt- und Prozessmanagement, beim Einführen agiler Prinzipien und der digitalen Transformation. Wir sind aufmerksame Zuhörer, rationale Analysten, vorausschauende Berater und erfahrene Coaches. Gemeinsam mit unseren Kunden denken und erschaffen die Arbeitswelten von morgen und ermöglichen so gelebte Prozesse sowie eine effektive und effiziente Zusammenarbeit in und um Organisationen. Mehr unter: www.generativ.ch.
Dieser Blog-Beitrag ist inspiriert durch den 16. Info Sprint, Zürich – 26.4.2023 – Automatisieren in der Verwaltung.